Heb ik nog licenties nodig wanneer ik al werk met Reprobel?

Heb je een eigen bedrijf en ben je in het bezit van een fotokopieermachine (of een multifunctional)? Dan ben je wellicht vertrouwd met de jaarlijkse brief van Reprobel die in je bus belandt. Hierin wordt gevraagd of je wel eens auteursrechtelijk beschermde werken kopieert en of je eventueel elke dag een persmap samenstelt voor het personeel. Je krijgt deze brief omdat Reprobel automatisch op de hoogte wordt gesteld wanneer je als bedrijf zo’n toestel aankoopt.

Nu vraag je jezelf waarschijnlijk af waarom wij vanuit 3sign een blogpost schrijven over fotokopieën en persmappen. We houden je niet langer in spanning. Sinds kort zijn de licenties van Reprobel uitgebreid en betreffen die ook digitale kopieën!

Een foto op een website is een digitale kopie, dus wij vroegen ons af: moet ik nog bijkomende licenties betalen voor bijvoorbeeld foto’s op mijn site wanneer ik reeds gebruik maak van de vereenvoudigde aangifte bij Reprobel?

We moeten je helaas teleurstellen: met de vereenvoudigde aangifte ben je niet in één klap van alle licenties verlost…

Het algemeen wettelijk principe is dat voor gebruik van een auteursrechtelijk beschermd werk steeds de toestemming van de auteur vereist is. Dat wordt natuurlijk al snel omslachtig, zowel voor jou als voor de auteur. Het is niet handig om voor elke foto of artikel dat je print eerst de auteur te moeten raadplegen (als je er al in slaagt om de rechthebbenden te traceren, want dat is in de praktijk vaak vrijwel onmogelijk).

De reprografieregeling is een (gedwongen) uitzondering op bovenstaand principe waarbij papieren kopieën van boeken, artikels, tekeningen, foto’s e.d. toegestaan zijn zonder de toestemming van de auteur en uitgever. Zij ontvangen in ruil een vergoeding.

Deze reprografievergoedingen worden geïnd en verdeeld door Reprobel, een collectieve beheersvennootschap die auteursrechten en wettelijke vergoedingsrechten van Belgische auteurs en uitgevers beheert (zoals Sabam voor muziek).

In het kader van deze vergoedingen zendt Reprobel elk jaar een verzoek tot betaling aan vennootschappen, rechtspersonen en publieke instellingen, ervan uitgaande dat zij fotokopieën maken van auteursrechtelijk beschermde werken (dat is dus die brief die je in de bus ontvangt). Het aan Reprobel over te maken bedrag wordt berekend op basis van een schatting van het aantal gemaakte kopieën van beschermde werken. Wanneer je aangeeft dat je geen enkele kopie van een beschermd werk maakt, hoef je geen vergoeding te betalen.

Tegenwoordig zijn papieren kopieën minder courant, vaker wordt iets van het internet afgeprint of gedeeld in een e-mail. Dit is echter niet inbegrepen bij de dwanglicentie waarover we het hierboven over hadden. Wat dus met digitaal (her)gebruik van auteursrechtelijke werken? En valt een foto op je website hier dan ook onder?

Sinds 2020 is er een nieuwe regeling voor digitaal (her)gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken. Juridisch gezien bestaat er voor prints en voor digitaal gebruik van auteursrechtelijk beschermde werken namelijk geen wettelijke licentie maar geldt het normale, exclusieve auteursrecht. Het algemeen principe is dus dat er altijd toestemming moet worden gevraagd aan de auteur. Het gaat dan bijvoorbeeld over het printen van documenten, reproducties online (downloaden, uploaden, digitaal kopiëren), bijlagen bij e-mails, verspreiding via platformen zoals een intranet of via Teams, gebruik van afbeeldingen of videomateriaal in PowerPoint presentaties etc.

Om ervoor te zorgen dat je niet telkens toestemming moet vragen aan elke rechthebbende afzonderlijk, biedt Reprobel nu de mogelijkheid om je met één licentie voor de prints én het digitale hergebruik van beschermde werken in orde te stellen. Zo kan je als bedrijf of organisatie onbeperkt auteursrechtelijk beschermde documenten reproduceren en delen binnen de licentie grenzen.

Kopiëren, printen, powerpoints, websites, e-mails… Door al deze mogelijkheden lijkt het wel een mijnenveld en dus een kwestie van tijd voor je onverhoopt iets fout doet. Je kan alle details over de inhoud van de nieuwe Reprobel licentie alvast hier nalezen. Belangrijk om te weten is dus dat de nieuwe regeling rond digitale reproductie niet zomaar alles dekt.

De gecombineerde Reprobel licentie dekt bijvoorbeeld niet de publicatie van auteursrechtelijke werken op je publieke website en op sociale media. Wanneer je dus een foto deelt op je website die niet van jou is, valt dit niet onder de Reprobel licentie. Je zult dan ofwel toestemming moeten krijgen van de auteur of een aparte licentie aanvragen.

We hopen dat deze blogpost je wat duidelijkheid heeft kunnen brengen. Mocht je toch nog vragen hebben, neem dan zeker contact met ons op, we kijken graag wat we voor je kunnen doen!