+32 9 218 94 20
Burggravenlaan 264-001
9000 Gent
België
Online platform met ledenbeheer voor de Vlaamse Vereniging van Ziekenhuisapothekers
Websites
De Vlaamse Vereniging van Ziekenhuisapothekers - of kortweg VZA - is een beroepsvereniging die ondersteuning geeft aan een kleine 900 leden.
VZA verzorgt onder meer opleidingen, belangenverdediging en de snelle verdeling van belangrijke berichten rond bepaalde geneesmiddelen. Momenteel zet zij haar vleugels onder de huidige COVID-19 vaccinatiecampagne en strijdt het mee om alle nodige geneesmiddelen en materialen te voorzien voor elke patiënt.
- Ledenbeheer, inclusief een dashboard voor leden
- Activiteiten: opleidingen met accreditatie
- Werkgroepen: speciale functionaliteit per werkgroep
- Vacatures: voor werkgevers en werkzoekenden
- Communicatie platform voor urgente berichten
- Drupal 9
Een oplossing op maat
De oplossing die we voor VZA hebben uitgewerkt is erg uitgebreid. We hebben volop ingezet op administratieve vereenvoudiging van de vereniging en een vlekkeloze service voor hun leden. In één beweging hebben we gezorgd voor een eigentijdse en moderne uitstraling die past bij hun nieuw logo.
Uitgebreid voortraject
Een project van dergelijke omvang werk je uiteraard niet in één dag af. Tijdens het voortraject werden eerst alle noden in kaart gebracht en hebben wij de klant begeleid naar de ideale oplossing. Dankzij onze ruime ervaring met gelijkaardige projecten voor vzw’s en beroepsverenigingen konden we terugvallen op de reeds opgedane kennis uit deze projecten voor een vlotte, efficiënte aanpak van dit project.
Doorgedreven testen
Aangezien heel wat functionaliteit noodzakelijk is voor de dagelijkse werking van de vereniging kon het project slechts in beperkte mate gefaseerd opgeleverd worden. Hierdoor was het erg belangrijk om tijdens de ontwikkeling op regelmatige basis uitgebreide testen uit te voeren.
Administratieve vereenvoudiging
VZA beschikte over zeer uitlopende tools om zowel hun ledenbeheer als hun werking op te volgen. Daardoor moest er heel wat repetitief werk uitgevoerd worden. Het was onze taak om niet alleen zoveel mogelijk van deze processen te automatiseren, maar de leden tevens zelf controle te geven over hun eigen gegevens. Dankzij deze administratieve vereenvoudiging wordt het drukbezette secretariaat van de VZA sterk ontlast.
Daarnaast hebben we ook de aparte website rond pletmedicatie opgenomen binnen de VZA-website, waarover later meer.
Ledenbeheer
Via een CRM (Customer Relation Management)-systeem wordt het ledenbeheer grotendeels geautomatiseerd door de nieuwe website (denk bijvoorbeeld aan de opvolging van e-mails, het in- en uitschrijven van mailinglists etc.). De website houdt hierbij rekening met individuele leden, leden die zich aansluiten via hun werkgever en gebruikers die geen lid zijn, maar wel een account hebben omdat ze voor de farmaceutische industrie werken.
Grace period
Vooraleer een lidmaatschap vervalt, krijgen de leden enkele uitnodigingen om hun lidmaatschap te verlengen. Wanneer de vervaldag gepasseerd is, hebben ze nog 3 maanden de tijd vooraleer de toegang tot de website beperkt wordt.
Opvolging van betalingen
We genereren gestructureerde mededelingen die leden kunnen opgeven bij de betaling van hun lidmaatschap. De betalingen kunnen nadien opgeladen worden in de website waarna de verdere verwerking van deze betalingen automatisch verloopt.
Verschillende profielen
We hebben verschillende gebruikersrollen voorzien voor leden, studenten, secretariaat, bestuur, verschillende werkgroepen en bedrijven binnen de website. Op basis van hun type lidmaatschap krijgen ze meteen ook de juiste rechten toegewezen.
Contacteer je collega’s
De vele leden zijn actief binnen verschillende ziekenhuizen. Ze doen regelmatig beroep op elkaars expertise. Op hun intern profiel kunnen ze eenvoudig instellen op welke manier ze het liefst gecontacteerd worden en elkaars gegevens eenvoudig terugvinden.
Werkgroepen
VZA heeft heel wat wetenschappelijke werkgroepen die actief zijn binnen een bepaald vakgebied. De experts van een bepaalde werkgroep krijgen binnen de website toegang tot specifieke taken en informatie.
Pletmedicatie
Eén van deze werkgroepen is ‘pletmedicatie’. Zij onderzoeken sinds 2004 in hoeverre je medicatie kan pletten om deze zo via een vloeistof toe te dienen (bijvoorbeeld voor patiënten met slikproblemen).
Door de jaren heen werd een uitgebreide database met pletmedicatie opgebouwd, die door ons mee werd opgenomen in de nieuwe website. Via de zoekfunctie kom je snel terecht op het geneesmiddel waarover je meer informatie wenst.
Agenda, bijscholingen en accreditatie
Ziekenhuisapothekers moeten, net als de meeste medische hulpverleners, continu bijscholing volgen. Elke vijf jaar dienen ze een aantal accreditatiepunten te verdienen. Bij het volgen van een opleiding die hiervoor in aanmerking komt, krijgen ze telkens accreditatiepunten toegewezen.
Alle opleidingen en de bijbehorende accreditatiepunten werden opgenomen in de website. Inschrijven voor de opleidingen en andere activiteiten kan uiteraard ook via de website. Er worden automatisch deelnemerslijsten aangemaakt. Op het evenement zelf kan de deelnemer zijn aanwezigheid bevestigen door zijn identiteitskaart in te lezen.
Na afloop van één of meerdere bijscholingen kunnen de deelnemers op hun profiel een aanwezigheidsattest downloaden van alle activiteiten die ze hebben bijgewoond.
Overzicht van accreditatiepunten
De leden kunnen via hun profiel hun accreditatiepunten bekijken en eventueel ook punten die ze elders verdiend hebben toevoegen. Op die manier behouden apothekers steeds een duidelijk overzicht van hun reeds verworven accreditatiepunten en hoeveel ze er nog dienen te behalen om hun doel te bereiken.
Diensten voor leden
Vacatures
Werkgevers kunnen vacatures indienen die door de beheerders goed of -afgekeurd kunnen worden. Wanneer een vacature is goedgekeurd, verschijnt deze automatisch op de website. Ook sollicitanten kunnen op deze manier hun gegevens op de website publiceren.
Onkostennota’s
Leden die onkosten maken voor de vereniging kunnen online hun onkostennota’s indienen. De verdere opvolging en afhandeling hiervan werd volledig geïntegreerd in de website.
Dringende meldingen
Het komt regelmatig voor dat er dringende communicatie verstuurd moet worden rond een bepaald geneesmiddel. Dat kan te maken hebben met het gebruik, problemen rond de beschikbaarheid, nieuwe toepassingen, etc.
Bedrijven kunnen een profiel aanmaken, waarmee ze dergelijke dringende meldingen kunnen versturen. De melding wordt opgenomen in de website en verzonden naar alle leden zodra het bestuur zich hiermee akkoord verklaard.
Leden kunnen ook onmiddellijk in contact treden met alle andere leden, een bepaalde werkgroep of het bestuur. Nadat het bericht wordt goedgekeurd, worden alle betrokkenen onmiddellijk via e-mail op de hoogte gebracht.
Alle leden kunnen via hun profiel instellen op welk e-mailadres ze dit soort communicatie wensen te ontvangen.
Het resultaat: een tevreden klant!
De website werd begin februari gelanceerd tijdens een (online) live event van de VZA. Om alles vlot te laten verlopen hebben we vooraf accounts gemaakt voor alle leden. Na het evenement werd het profiel door alle leden bijgewerkt met hun meest actuele info.
De nieuwe website en vooral de uitgebreide functionaliteit werden enthousiast onthaald door zowel de leden als het secretariaat, die hun werklast gevoelig zien dalen dankzij de automatiseringsprocessen die we hebben ingebouwd.
Kan de werking van jouw vzw ook een performantieboost gebruiken?
3sign is niet aan zijn proefstuk toe met dit project. We werken niet alleen regelmatig, maar ook erg graag samen met vzw’s, ledenorganisaties en belangenverenigingen.
Neem vrijblijvend contact met ons op en kom te weten hoe we ook jouw vereniging kunnen helpen!
Yelle Thomas