CiviCRM, de oplossing voor uw ledenbeheer?

CiviCRM

In verschillende sectoren is het een must dat er een ledenbestand bijgehouden wordt. De tijden dat alles in een gezamelijk Excel-bestandje weggeschreven werd zijn (hopelijk) voorbij: er bestaan genoeg volwaardige pakketten die dit beheer vereenvoudigen. Maar niet elk pakket is zo gemakkelijk als het doet uitschijnen en wat als je dit wil integreren met je website? Misschien biedt CiviCRM wel een gepaste oplossing!

CiviWie?

CiviCRM is een open-source CRM (Constituent Relationship Management) softwarepakket. Inderdaad het is een hele boterham, proficiat dat je nog de moed hebt om verder te lezen. Sta me toe even te verduidelijken: een CRM-pakket heeft als doel om het beheer van alle interacties met/van een bedrijf te optimaliseren, meestal staat een ledenbeheer hierin centraal. In essentie zou je Civi misschien nog het beste kunnen vergelijken met een adresboekje, weliswaar met een pak meer mogelijkheden.

Civi is vooral populair bij non-profit organisaties, ondermeer omdat het gebruik ervan gratis is: dankzij het open-source karakter betaal je ook hier geen licentiekosten. Dit neemt niet weg dat commerciële bedrijven er net zo goed gebruik van willen en kunnen maken.

Waar onderscheid Civi zich nu precies in tegenover andere oplossingen? CiviCRM werd ontwikkeld als extensie op een aantal CMS systemen: Drupal, Joomla en sinds kort ook WordPress. Deze keuze heeft ervoor gezorgd dat er al snel veel meer mogelijkheden zijn om Civi samen te laten werken met een site die gebaseerd is op één van deze platformen.

Wat doet het precies?

De ontwikkeling van CiviCRM staat niet stil: de uitbreidingen volgen elkaar in razend tempo op. We kunnen onmogelijk alles blootleggen, maar graag leggen we de meest begeerde functionaliteiten even uit.

Contact

De profielen vormen natuurlijk het belangrijkste onderdeel van dit pakket. Hierin kan onderscheid gemaakt worden tussen verschillende soorten contacten met elk hun specifieke velden. Naast de standaard voorziene velden die Civi biedt, heb je zelf de vrije keuze om die verder uit te breiden of net te beperken. Daarnaast vind je per profiel ook samenvattingen terug van ondermeer betalingen, lidmaatschappen en inschrijvingen voor evenementen.

CiviCRM

Lidmaatschap, Evenementen & Betalingen

Civi beperkt zich niet enkel tot het bijhouden van een aantal profielen, maar gaat nog veel verder in de vorm van lidmaatschappen en evenementen.

Het principe is voor beide functies hetzelfde: je creëert een nieuw lidmaatschap of evenement, bepaalt of deze al dan niet betalend zijn en uiteindelijk geef je de link door waarmee men zich kan inschrijven. Indien je gekozen hebt voor betalende inschrijvingen kan je kiezen om het bedrag door de eindgebruiker te laten overschrijven via bankoverschrijving of je laat hem gebruikmaken van één van de geautomatiseerde online betalingen. Hiervan is PayPal één van de bekendere opties die graag gebruikt wordt door zowel koper als verkoper en ook in onze regio’s goed ingeburgerd begint te raken.

Mailings

Ledenbestanden die geen e-mailadressen bijhouden zijn tegenwoordig ondenkbaar geworden. Civi speelt hier op in door mailings aan te bieden. Via dit systeem kan je zelf mails opstellen (of een oude template hergebruiken) en deze in massa doorsturen naar de uitgekozen leden.

Een evenement extra onder de aandacht brengen? Een nieuwsbrief of een aantal herinneringen? Een mass-mailing is zo gebeurd. Eenmaal een mailing verstuurd is kan je een rapport opvragen: aan de hand van de gekozen instellingen kan je zien hoevaak de mail geopend werd, hoeveel keer men op de links in het mailbericht geklikt heeft of -misschien nog het belangrijkste- hoeveel mensen de mail daadwerkelijk ontvangen hebben.

Rapporten

We spraken daarnet al over rapporten van mailings, maar deze beperken zich niet enkel tot de verstuurde mails. Je kan ook rapporten opvragen over jouw leden, de lidmaatschappen, inschrijvingen en betalingen. De meeste van deze rapporten worden centraal op één pagina bewaard in een handig overzicht.

CiviCRM

CiviCRM

Standaard worden er al heel wat rapporten voorzien: betalingen van de afgelopen maand, inschrijvingen voor een evenement, top donateurs, etc…
Ook hier ben je niet beperkt en kan je extra rapporten aanmaken wanneer nodig. De rapporten die voorzien zijn kunnen desgewenst verwijderd worden om een beter overzicht te bewaren.

Zoeken

Niet onbelangrijk zijn de zoekmogelijkheden. Je mag misschien denken dat een aantal zoekopties voor de hand liggen en dat één zoekvenstertje wel voldoende zal zijn, maar wanneer je er een groot ledenbestand op nahoudt dan zijn sterke zoekfunctionaliteiten een must.

Vooraleer je begint te vrezen voor ingewikkelde formulieren om eender welke zoekactie uit te kunnen voeren: wees gerust. Dat ene kleine zoekvenstertje is ook beschikbaar en staat zelfs op elke pagina, het biedt zoekfunctionaliteit op naam, voornaam en e-mailadressen.

Diegenen die persé een heel formulier willen invullen kunnen zich uitleven in de geavanceerde zoekmethode. Dit is een formulier die de meest gangbare profielvelden bevat, maar ook velden van bijvoorbeeld lidmaatschappen of evenementen kunnen ingevuld worden. Zo kan je zoeken naar alle contactpersonen die al sinds de voorbije 10 jaar lid zijn, zich ingeschreven hebben voor je jaarlijkse bijeenkomst te Gent en in de buurt van de Eyjafjallajökull wonen. We gokken dat deze zoekopdracht niet al te veel resultaten zal opleveren, maar ze behoort wel tot de mogelijkheden!

Liever een gepersonaliseerde zoekopdracht? Dan hebben we nog de zoeksamensteller in aanbieding. Hiermee stel je eigenlijk zelf je geavanceerde zoekopdracht samen: zo klein of groot als je het zelf wil. Het mooie is dat je de resultaten kan opslaan in een “slimme” groep, deze groep werkt zichzelf automatisch bij wanneer leden al dan niet voldoen aan de zoekeisen.

Toch nog niet voldoende? Misschien kan ons team een specifieke zoekopdracht programmeren. Gewoon, omdat het kan.

Import/export

Ook aan import- en exportfunctionaliteiten is er geen gebrek: het is relatief eenvoudig om contacten uit andere beheerprogramma’s over te brengen naar Civi of juist specifieke contactdata vanuit Civi te exporteren. Het meest gangbare formaat dat hiervoor gebruikt wordt is een CSV (comma-seperated values).

Leuk, die Civi

Bovenstaande is eigenlijk nog maar een greep van het aanbod. Dankzij het hoge customizable gehalte van Civi kunnen elementen die door jouw bedrijf niet gebruikt worden met gemak uitgeschakeld worden, maar ook nog extra elementen toevoegen hoort tot de mogelijkheden. Denk hierbij aan een rechtensysteem waarbij bepaalde beheerders minder/meer toegang hebben tot de gegevens of dat aan de hand van een lidmaatschap extra content beschikbaar wordt voor de gebruiker op uw website.

Vergis je echter niet: de mogelijkheden zijn nu ook niet onbeperkt. Net zoals je van een hond moeilijk een kat kunt maken, kan je niet verwachten dat eender welk aspect van Civi om te vormen is naar wens. Maar indien je de interne werking van je bedrijf ook wat aftoets op dit pakket, dan kunnen we enkel besluiten dat CiviCRM een oplossing biedt om contactpersonen en hun randinformatie gemakkelijker te beheren, de mogelijkheden toereikt om diverse rapporten aan te maken en krachtige zoekformules aan boord heeft.